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惠州市住房和城乡规划建设局住房保障档案管理实施办法

 

惠州市住房和城乡规划建设局住房保障档案管理实施办法

 

HBGS-2013-85
惠州市住房和城乡规划建设局
住房保障档案管理实施办法
    
    第一条 为加快推进我市住房保障档案管理制度化,规范化和信息化建设,进一步提高住房保障档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《住房保障档案管理办法》和《惠州市公共租赁住房建设管理办法》的规定,结合我市实际,制定本办法。
    第二条 本办法所称住房保障档案,是指住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第三条 住房保障档案要真实完整记录住房保障实施情况,根据集中统一管理的原则,确保完整保管、科学整理、有效利用。
    第四条 市住房保障主管部门负责惠城区住房保障档案管理工作,并对全市住房保障档案管理工作实行监督和指导;各县(区)住房保障主管部门负责本行政区域内的住房保障档案管理工作。
    第五条 市、县(区)住房保障主管部门应当根据住房保障档案管理工作情况,在档案管理职能部门、设施设备、管理经费等方面,满足档案管理工作需要。
    (一)市、县(区)住房保障主管部门应当根据单位住房档案管理工作实际,明确档案管理职能部门,配备必要的档案管理人员,档案管理人员专业技术职务任职资格评审、岗位聘任等按照有关规定执行;
(二)市、县(区)住房保障主管部门应配备符合设计规范的专用库房,配置必要的办公设备和防盗、防火、防震、防雷、防水、防潮防、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等设施设备,确保档案安全;建立住房保障档案管理信息系统,配备必要的硬件和软件设施;
    (三)统筹安排档案管理经费,确保足额到位,并严格按规定用途使用,不得挤占、挪用。
第六条 住房保障档案管理机构的具体职责:
(一)贯彻执行国家及地方档案工作的法律、法规和政策;
(二)负责行使本区域住房保障档案管理工作;
(三)负责制订本区域住房保障档案管理的各项规章制度、业务规范和技术标准,并组织实施;
(四)集中统一管理本区域的住房保障档案。负责住房保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作;
(五)负责住房保障档案的信息化工作,积极维护住房保障档案管理信息系统正常运行工作;
(六)市住房保障主管部门应定期组织对市、县(区)住房保障专(兼)职档案管理工作人员进行培训和业务交流,逐步提高住房保障档案管理工作水平。
    第七条 住房保障档案管理人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务专业知识和技能,具体职责是:
    (一)严格执行住房保障档案管理政策法规和档案业务技术规范;
    (二)对住房保障档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用等;
    (三)按要求参加业务培训、继续教育和技能考试,提高业务能力;
(四)维护住房保障档案信息安全,遵守档案保密规定,提高档案管理服务水平。
    第八条 住房保障档案分为住房保障对象档案和住房保障房源档案。
第九条 住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料,收集归档范围为:
    (一)申请材料。包括住房保障申请审批表、申请人及共同申请人的身份证复印件)、居民户口簿复印件)或居住证复印件)、婚姻状况证明原件或复印件)、家庭特殊情况证明原件或复印件)、家庭人口变化情况原件或复印件)、在本市区)缴纳社会保险情况原件)、劳务合同签订情况(复印件)、家庭人口类型证明原件或复印件)、收入证明原件或复印件)、住房证明原件或复印件)、诚信申报记录等相关材料
    (二)审核材料。包括申请公共租赁住房家庭收入核定证明、入户核查表、公示内容及反馈记录、群众举报、来访记录等相关材料
    (三)实施保障材料。包括住房保障轮候记录、选房确认书、入住通知书、住房租赁合同,住房经购合同、住房租金补贴调整文书等相关材料
    (四)动态管理材料。根据住房保障对象每3年审核一次(中等偏下和低收入家庭每1年审核一次)结果,对其档案及时进行调整,包括住房保障对象基本情况和家庭收入、住房状况、人口变化等审核材料,不良信用记录和违规行为查处材料,变更和保障对象取消等动态变更材料。
    第十条 住房保障房源档案指已纳入保障性住房管理住房的档案材料,收集归档范围为:
    (一)基本情况材料。包括住房来源和权属证明材料,房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料;
    (二)使用管理情况材料。包括住房承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴,住房经购人、经购价格、产权份额,租售转换、上市交易,住房入住、退出交接手续等情况记录材料。
    第十一条 住房保障电子档案指住房保障管理工作中,通过数字设备及环境生成,以数码形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为:
    (一)纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象和住房保障房源纸质档案的电子化文档;
(二)住房保障管理信息系统的生成文档。包括住房保障管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。
    纸质档案应当同步建立电子档案,电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时,以纸质档案为依据进行认定调整;对纸质档案材料存有疑义的,由市、县(区)住房保障主管部门核查鉴定后进行认定调整。
第十二条 住房保障档案归档管理分为:
(一) 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则,根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)等整理立卷,在申请人获得住房保障后三个月内完成归档;
    (二) 住房保障房源档案按照“一套一档”的原则,根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)等,建立保障性住房的基本情况、使用管理情况登记表格,在房屋纳入保障性住房管理三个月内完成归档;成套房屋应当按套建立档案,宿舍应当按间建立档案。
    住房保障对象动态管理材料和房源使用管理情况的动态变更材料应在一个月后归入原档。
    第十三条 电子档案和住房保障文书档案资料、会计档案资料及其他具有保存价值的住房保障档案资料,应当按照相应档案管理规定定期立卷归档,并纳入住房保障档案管理中。
    第十四条 市、县(区)住房保障档案管理机构门应主动对归集的住房保障档案材料进行查验,确保其符合住房保障档案管理要求;定期对已归档的住房保障档案进行检查,发现住房保障档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。
    对档案政策法规规定应当立卷归档的材料,必须按规定整理、立卷、归档管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
    第十五条 住房保障档案管理机构应对住房保障档案进行编目,编制不同种类档案相互关联的检索工具,建立档案信息检索与管理系统,做好住房保障档案的接收、保管、利用、移交等情况记录,做到保管妥善、存放有序、查阅方便。
    第十六条 住房保障档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动,应当及时办理交接手续。
    第十七条 纸质的住房保障对象档案保管期限,在住房保障期间顺延至终止住房保障后为长期;纸质的住房保障房源档案保管期限为永久。住房保障电子档案保管期限为永久。
    第十八条 为有效利用和发挥住房保障档案功能,及时查阅住房保障相关材料,市、县(区)住房保障主管部门可以根据本单位实际情况确定住房保障档案保存单位。
第十九条 市、县(区)住房保障档案管理职能部门应当定期开展档案鉴定销毁工作。由住房保障档案管理业务部门等相关人员共同组成鉴定组,按照国家档案鉴定销毁的规定,对住房保障档案进行鉴定销毁,销毁住房保障档案的目录应当永久保存。禁止擅自销毁处理住房保障档案。
    第二十条 市、县(区)住房保障主管部门应当依法建立住房保障档案信息利用制度,利用住房保障档案信息,为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务,为住房管理、使用、维护提供依据,为住房保障管理信息系统建设提供支持。
    第二十一条 市、县(区)住房保障主管部门应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度。规范公开和查询行为,依法保障住房保障对象的合法权益。
第二十二条 住房保障档案信息公开、利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的,应严格执行法律法规的保密规定。查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布,不得不正当使用,不得损害住房保障对象的合法权益。
    第二十三条 市、县(区)住房保障主管部门应当切实履行职责,对住房保障档案管理工作进行监督检查,对违法违规行为责令限期改正。
    第二十四条 有下列行为之一的,由市、县(区)住房保障主管部门对责任人员,依照《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规给予处分;构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任:
(一)无正当理由拒不移交或在规定时间内未按规定移交住房保障档案的;
(二)无正当理由拒绝接收按规定移交住房保障档案的;
    (三)涂改、伪造住房保障档案的;
    (四)擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让住房保障档案的;
    (五)住房保障档案管理工作人员玩忽职守,造成住房保障档案损失的;
    (六)其他违反档案管理法律法规的行为。
    第二十五条 任何单位和个人有权对违反本办法规定的行为进行检举和控告,有关部门应当依照职责及时核查处理。
    第二十六条 市政府将住房保障档案管理工作纳入年度住房保障管理考核中。对在住房保障档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人,按照有关规定给予表彰奖励。
    第二十七条 市、县(区)可以参照本办法建立棚户区改造安置对象的相关档案。
第二十八条 县(区)可以根据本办法,并结合当地实际,制定具体实施办法。
第二十九条 本办法自发布之日起实施,有效期5年。
 
来源:本网 时间: 2014-11-13

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